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Facultad de Ciencias Económicas



alegra

Alegra es un software contable que se encuentra en la nube y contiene características de un software privativo, sin embargo, acorde a la información contenida en su página web, este sistema puede ser utilizado por empresas sin ánimo de lucro, entre ellas las universidades. De esta forma, la interfaz puede ser usada por estudiantes con fines académicos, es decir, puede ser manejado en las clases por un profesor y un grupo de alumnos, permitiéndoles a los mismos poner en práctica conocimientos fundamentales de contabilidad.


Ahora bien, la interfaz en la nube no cuenta con las características de software libre ya que el código de esta plataforma no es asequible al público, sin embargo es posible adaptar la información a las necesidades requeridas para una compañía, ya que sus funcionalidades convierten al software como ERP (Enterprise Resource Planning). De este modo, para tener acceso a esta aplicación de manera gratuita, aunque limitada, se puede crear una cuenta mediante un correo electrónico de dominio educativo por el siguiente enlace: https://app.alegra.com/user/register/alianza/educacion

 

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Al momento de iniciar esta aplicación, la interfaz para el usuario dará al inicio unos pasos para comenzar la creación de la empresa.

 

Estos son los primeros pasos que debe seguir el usuario que está intentando crear la empresa, estos pasos permitirán una parametrización optima y sin problemas de la empresa en la aplicación web.


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Esta aplicación puede ser gestionada de igual manera, por medio de la aplicación móvil, dentro de la cual se podrán crear facturas, cotizaciones y gastos, para ello es necesario realizar la completa configuración de la empresa para tener mayor eficiencia al usar la app móvil.

 
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Teniendo en cuenta lo anterior, para la creación de la empresa, como ya se mencionó, la aplicación web facilita al usuario mediante unos pasos básicos esta creación, iniciando por la sección de facturación en donde se solicitará de manera muy básica, información importante para la expedición de facturas, entre esta, el nombre del documento, número de resolución, vigencia de la misma y demás:


Esta información puede ser modificada en el futuro en caso de que sea necesario. Asimismo, teniendo en cuenta que a partir del 01 de enero de 2019 será obligatorio llevar facturación electrónica, de acuerdo a lo reglamentado en el Decreto 2242 de 2015 y el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, esta aplicación en la nube opera internamente este requerimiento y para ello es necesario activar la casilla que permite acceder a esta herramienta, para ello debe contarse con la resolución expedida por la DIAN para poder realizar este tipo de documentos.


Continuando con el proceso de creación de empresa, podemos generar la creación de contactos, o como para nuestro caso, se conocen como terceros, quienes son aquellos con quienes la empresa realiza sus operaciones normales, tales como clientes, proveedores, empleados y otros. Para ello, nos dirigimos al menú de la sección izquierda en la opción contactos, para este caso se ha creado un cliente con sus respectivos datos, y se desplegarán las siguientes opciones:



Este seguimiento puede realizarse para cada uno de los contactos que tenga la empresa. Estos pasos son importantes para la parametrización de la empresa que trabajará con este software, por ello, también se deben tener en cuenta los inventarios que maneja la compañía, para esto, siga al menú en la sección de inventarios, dentro de este se despliegan diferentes opciones, tales como ítem de venta (productos), valor del inventario (kárdex), ajustes del inventario, listas de precios y bodegas, para la cual se tiene una bodega predeterminada, que sería el lugar donde se encuentran los productos listos para la venta.

Con fines de poder realizar una buena gestión y control de los inventarios, es necesario que al momento de crear un ítem de venta se active la casilla ítem inventariable, con esto, se podrán gestionar las salidas y entradas de inventario. Cabe señalar que este software solo maneja el sistema de inventarios Promedio Ponderado.

Con estos previos pasos, se pueden ejecutar procesos de ventas y compras, para lo cual la aplicación web dispone con facilidad la creación de estas operaciones, por ejemplo la factura de venta en la sección Ingresos > Factura de venta:

O la transacciones con proveedores en la sección Gastos > Facturas de Proveedores:



Asimismo, cada una de estas transacciones cuenta con sus respectivas contabilizaciones en comprobantes de contabilidad:

Teniendo estas transacciones hechas, es factible generar reportes de los Estados Financieros básicos, tales como Balance General y Estado de Resultados. Para esto, dirigirse al menú en la opción reportes > reportes contables, esta sección dispone de reportes dinámicos para conocer la gestión que ha tenido la administración, como reportes de ventas, cuentas por cobrar, flujos de efectivo, entre otros.


Fuentes: https://www.alegra.com/colombia/