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Facultad de Ciencias Económicas




Xubio es una solución para pequeñas empresas que se encuentra en la nube, con este sencillo software, el usuario podrá llevar a cabo diferentes procesos, tales como facturación, cotizaciones, contabilidad, impuestos, entre otras actividades con las cuales una empresa realiza comúnmente sus actividades normales. Esta aplicación se encuentra disponible en https://xubio.com/co/, este, al ser un software privativo, para poder realizar algún tipo de prueba es necesario solicitar al proveedor una cuenta premium que sea usada con fines educativos.


Ahora bien, al momento de ingresar a la plataforma se solicitarán unos datos de ingreso para la configuración del usuario administrador, tales como nombres, usuario y contraseña, a partir de esto, se comienza la parametrización de este sistema, con ello se procede a crear la empresa sobre la cual se van a llevar los diferentes procesos organizacionales, a lo cual el sistema lo reconoce como Mi Estudio, que es donde se realizarán todas las operaciones.


 

Al ser una plataforma dedicada para operaciones en Colombia, el sistema solicita ciertos datos con los cuales se realizarán las transacciones durante la vida de la compañía, tal es la autorretención en facturas de venta, tipo de contribuyente, gravamen de Industria y comercio y demás.

Para la creación de usuarios, el sistema permite crear algunos con atribuciones de administrador, conocidos como clientes, estos serán quienes actúen como ingresadores de la información contable, pues al ser una licencia para contadores, éste puede tener hasta 50 clientes:



Por otro lado, al momento de ingresar, la plataforma siempre tendrá información de interés para el usuario empresario, pues se muestran gráficos sobre el comportamiento de las ventas, de los fondos de efectivo, las cuentas por cobrar y los resultados hasta el momento que tiene la empresa.


Para poder iniciar con la parametrización de la empresa en Xubio, es importante iniciar desde la clasificación del Plan Contable, que por defecto tiene las cuentas creadas acorde con el decreto 2650 de 1993, el cual ya no es obligatorio en la actualidad pero es muy funcional a la hora de estructurar el plan contable. Para esto, se debe ir al menú contabilidad a la opción Plan de cuentas:




Con esto, si la empresa cree necesario crear una cuenta adicional o desistir de alguna de éstas, puede ir a las opciones Nueva cuenta o eliminar, de esta manera, al crearse cada una de las cuentas debe contarse con la siguiente información:


Teniendo lista ésta información se procede con la creación de centros de costos, pues estos centros permiten a la compañía hacer seguimientos de la gestión por departamentos, sucursales, locales y demás. Esto se realiza por medio de la opción Centros de Costo del menú Contabilidad.


Esta solución web, al estar encaminada a colaborar con empresas colombianas, tiene por defecto parametrizados ciertos impuestos y retenciones que son funcionales al momento de realizar transacciones de compra y venta, lo cual facilita al usuario la creación de las diferentes compañías. No olvidar que este software es para empresas en calidad de mipymes.


 

Sin embargo, si el usuario desea crear nuevos impuestos o retenciones, podrá hacerlo desde la opción Nueva Retención/Impuesto.

Ahora bien, con esta información lista, se procede a la creación de los productos a vender, para ello, desde el menú Ventas, opción Productos de venta se procede a la creación de dichos productos, diligenciando datos básicos acerca del mismo.

 

Se procede con la creación de los proveedores que serán aquellos que vendan a la compañía los bienes, servicios e insumos necesarios para la ejecución de la actividad de la empresa, para esto, dirigirse al menú de compras, opción proveedores, nuevo proveedor, con lo cual se solicitarán datos para la creación de este tercero.

Asimismo, con la creación de clientes, desde el menú Ventas, opción Clientes, nuevo cliente

A partir de estos datos parametrizados, el sistema permitirá la creación de facturas de venta, facturas de compra, realizar cotizaciones, solicitud de órdenes de compra y de igual manera, el envío de datos y archivos por internet.

Fuentes: https://xubio.com/co/